Przy stałej współpracy z drukarnią cena jest ważna, ale nie powinna być jedynym kryterium. Jeśli zlecenia wracają regularnie, dużo większe znaczenie ma to, jak działa cały proces: gdzie trafiają pliki, jak opisywane są zamówienia, czy każde zlecenie ma numer, czy przychodzi potwierdzenie i czy można później sprawdzić historię oraz status.
To szczególnie ważne przy większych pakietach dokumentów albo wtedy, gdy zamówienia składają osoby z różnych działów. Stały system obsługi porządkuje cały proces. Pliki, uwagi, wyceny i potwierdzenia są w jednym miejscu, a do konkretnego zamówienia można łatwo wrócić.
Jak drukarnia może przyjmować zlecenia od firm?
Zlecenia druku można przyjmować na kilka sposobów. Najprostszy model to kontakt mailowy, telefoniczny albo osobista wizyta w punkcie. Przy pojedynczych zamówieniach często wystarcza. Można przesłać plik, doprecyzować parametry, ustalić termin i odebrać gotowy wydruk.
Przy regularnych zleceniach wygodniejsze są rozwiązania, które porządkują cały proces. Chodzi przede wszystkim o formularz online albo dedykowany system do wysyłania plików. Różnica między nimi jest prosta: formularz sprawdza się przy prostszych zamówieniach, a system dla klientów firmowych ma większy sens wtedy, gdy zleceń jest więcej, pliki są większe albo zamówienia składa kilka osób.
Kiedy wystarczy formularz online?
Formularz online dobrze sprawdza się wtedy, gdy zakres jest jasny już na początku. Klient przesyła pliki, wskazuje format, rodzaj wydruku, skalę, kolorystykę, oprawę i dodatkowe uwagi. Wszystkie podstawowe informacje trafiają w jedno miejsce, więc nie trzeba rozdzielać ustaleń między kilka wiadomości.
Po przesłaniu zamówienia przygotowywana jest wycena. Po jej akceptacji klient otrzymuje link do płatności, a następnie wybiera sposób odbioru lub dostawy. Taki model pasuje do pojedynczych realizacji, gotowych plików PDF i standardowych pakietów dokumentów. Więcej o takim sposobie składania zleceń można przeczytać na stronie o druku online dla firm.
Formularz ma jeszcze jedną zaletę: wymaga podania najważniejszych danych już na początku. Dzięki temu łatwiej uniknąć sytuacji, w której pliki są wysłane, ale brakuje informacji o liczbie egzemplarzy, rodzaju wydruku albo sposobie odbioru.
Kiedy lepszy jest dedykowany system do wysyłania plików?
Przy cyklicznych zleceniach lepiej sprawdza się osobny system dla klientów firmowych. Klient korzysta wtedy z własnego konta, składa zamówienia ze swojego profilu i ma dostęp do historii realizacji. To przydatne szczególnie wtedy, gdy wydruki wracają regularnie albo plików jest dużo.
Każde zlecenie ma swój numer i status. Dzięki temu osoba składająca zamówienie może łatwo wrócić do konkretnej realizacji bez szukania ustaleń w korespondencji. To samo przydaje się wtedy, gdy tematem zajmuje się więcej niż jedna osoba po stronie firmy.
Dedykowany system ma sens także przy większych pakietach dokumentów. Zamiast dzielić pliki między kilka wiadomości, można przesłać je w jednym miejscu i opisać zamówienie w sposób czytelny. Przy stałej współpracy można też ustalić indywidualne warunki, cennik i sposób rozliczeń.
Porządek w plikach i jasny opis zamówienia
Nawet najlepszy system nie zastąpi dobrego opisu. Jeśli w zamówieniu jest kilka plików, warto od razu dopisać, co ma być drukowane, w ilu egzemplarzach i z jakimi parametrami. To szczególnie ważne przy większych paczkach dokumentów, gdzie część materiałów może wymagać innego przygotowania niż reszta.
W uwagach do zamówienia warto wpisać wszystko, czego nie da się jednoznacznie odczytać z samego dokumentu lub formularza. Może chodzić o oprawę, składanie, podział na komplety, sposób pakowania albo konkretny termin. Krótki opis często wystarcza, żeby zlecenie mogło przejść do wyceny bez dodatkowego kontaktu.
Dostawa też jest częścią obsługi
Przy stałych zleceniach sposób odbioru lub wysyłki dobrze ustalić już na etapie składania zamówienia. Gotowe materiały mogą trafić do biura, oddziału, klienta, na miejsce wydarzenia albo zostać odebrane osobiście. Przy regularnej współpracy dostawa nie powinna być dopisywana na końcu jako osobny temat.
Warto sprawdzić, czy drukarnia obsługuje zarówno standardową wysyłkę, jak i większe albo nietypowe realizacje. Przy mniejszych paczkach zwykle dobrze sprawdza się kurier albo paczkomat. Przy większych pakietach, materiałach wielkoformatowych lub zleceniach wymagających ostrożniejszego pakowania sposób dostawy lepiej dobrać indywidualnie.
W OfficeArt standardowe zamówienia mogą być wysyłane kurierem albo przez InPost na terenie całej Polski. Dla klientów lokalnych dostępny jest odbiór osobisty we Wrocławiu lub Grodkowie. Przy wybranych realizacjach możliwy jest również dowóz własnym transportem, ustalany pod konkretne zlecenie.
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze drukarni?
Przy regularnych zleceniach dobrze sprawdzić, czy jedna drukarnia może obsłużyć różne typy materiałów. Jeśli raz potrzebne są zwykłe dokumenty, innym razem większe pakiety PDF, a później wydruki wielkoformatowe albo dokumentacja techniczna, wygodniej pracować z jednym sprawdzonym punktem obsługi.
Znaczenie ma też komunikacja po wysłaniu zlecenia. Klient powinien wiedzieć, kiedy otrzyma wycenę, jak potwierdzić realizację, jak wybrać dostawę i co zrobić, jeśli zamówienie wymaga dodatkowych ustaleń. Przy stałej obsłudze właśnie takie rzeczy decydują o tym, czy współpraca jest wygodna.
Jaki model wybrać?
Przy pojedynczych zamówieniach formularz online zwykle wystarczy. Pozwala przesłać pliki, opisać parametry, otrzymać wycenę, opłacić zamówienie i wybrać dostawę.
Przy regularnych wydrukach lepiej sprawdza się dedykowany system dla klientów firmowych. Daje konto klienta, historię zleceń, statusy, wygodniejsze przesyłanie większych pakietów plików oraz możliwość ustalenia indywidualnych warunków.
Poza tradycyjnymi metodami udostępniamy także dwie formy obsługi online: formularz dla standardowych zleceń oraz system dla klientów biznesowych. Jeśli Twoja firma szuka drukarni do stałej współpracy, sprawdź naszą ofertę lub skontaktuj się z nami. Możemy ustalić indywidualny cennik, sposób rozliczeń oraz dostawę gotowych wydruków.