Przy skanowaniu większej liczby dokumentów firmowych najważniejsze nie jest samo wykonanie skanów, ale ustalenie ich struktury przed rozpoczęciem zlecenia. Warto określić, co ma tworzyć jeden plik, jak dokumenty mają być nazwane, które materiały wymagają koloru oraz czy w zestawie znajdują się większe arkusze, np. A2, A1 lub A0.
Najpierw ustal, co ma być jednym plikiem
Przy kilku dokumentach podział można poprawić później. Przy kilkuset stronach szybko staje się to problemem. Dlatego przed skanowaniem warto określić, czy cały segregator ma trafić do jednego wielostronicowego PDF-u, czy każda umowa, protokół albo zestaw dokumentów ma zostać zapisana osobno.
Istotne jest również to, czy załączniki mają pozostać razem z dokumentem głównym oraz jak traktować przekładki i puste strony. Dzięki temu gotowe pliki zachowują logiczną kolejność i nie wymagają późniejszego ręcznego rozdzielania.
Nazwy plików warto ustalić wcześniej
Jeżeli skany będą wykorzystywane przez kilka osób, działów albo projektów, dobrze wcześniej przyjąć prosty schemat nazw. Może zawierać numer dokumentu, datę, nazwę projektu albo rodzaj materiału, np. 2026-09_umowa_ABC_01.pdf.
Nie ma jednego obowiązkowego standardu. Ważne, aby nazwy były spójne i pozwalały rozpoznać zawartość bez otwierania każdego pliku.
Kolor i rozdzielczość dobierz do dokumentów
Zwykły dokument tekstowy nie wymaga automatycznie maksymalnej rozdzielczości ani skanowania w kolorze. Kolor ma znaczenie wtedy, gdy przenosi istotną informację, np. przy oznaczeniach, mapach, wykresach, pieczęciach lub odręcznych adnotacjach.
Jeśli trzeba ustalić format wynikowy lub jakość skanu, pomocny będzie poradnik PDF, JPG czy TIFF. Przy większej partii dokumentów warto dobrać parametry do późniejszego wykorzystania plików zamiast zawsze wybierać najwyższe możliwe ustawienia.
Co z dokumentacją A2, A1 i A0?
Firmowy zestaw nie zawsze składa się wyłącznie z dokumentów A4. W jednej dokumentacji mogą znajdować się również plany, mapy, schematy albo rysunki techniczne w większych formatach. Wykonujemy skanowanie dokumentów od A4 do A0, dlatego taki komplet można wcześniej podzielić według formatów i zachować jego właściwą kolejność.
Przy dokumentacji projektowej dobrze dodatkowo oznaczyć branże, numery arkuszy albo części projektu. Ułatwia to późniejsze połączenie plików z pozostałą dokumentacją. Firmy pracujące regularnie z rysunkami technicznymi mogą również korzystać z obsługi biur projektowych.
Czy zeskanowany PDF będzie można przeszukiwać?
Nie zawsze. Zwykły skan zapisany jako PDF może zawierać jedynie obrazy kolejnych stron. Do wyszukiwania i zaznaczania tekstu potrzebne jest dodatkowe rozpoznawanie OCR.
Jeżeli pliki mają później trafić do systemu obiegu dokumentów albo być przeszukiwane po treści, taki wymóg warto określić przed rozpoczęciem skanowania.
Co ustalić przed przekazaniem większego zestawu?
- które strony tworzą jeden dokument,
- czy pliki mają być zapisane razem czy osobno,
- jaki schemat nazw ma zostać zachowany,
- które materiały wymagają koloru,
- czy w zestawie są dokumenty A2, A1 lub A0,
- w jakiej kolejności mają zostać przygotowane pliki.
Wykonujemy skanowanie czarno-białe i kolorowe w formatach od A4 do A0, z zapisem m.in. do PDF, JPG i TIFF. Aktualne warianty usługi znajdują się w cenniku skanowania dokumentów i dużych arkuszy. Przy większym zestawie warto wcześniej ustalić podział dokumentów i oczekiwaną strukturę plików.
