Do zwykłych dokumentów najczęściej wystarczy PDF w 300 dpi. JPG sprawdzi się przy pojedynczym obrazie, który ma być łatwy do podglądu i przesłania, a TIFF warto wybrać wtedy, gdy skan będzie dalej obrabiany albo zależy Ci na zachowaniu możliwie dużej ilości informacji w obrazie. Sam format to jednak tylko część decyzji — równie ważne są rozdzielczość i tryb koloru.
PDF, JPG czy TIFF – jaki format skanu wybrać?
| Co skanujesz? | Najczęściej wybierz | Dlaczego? |
|---|---|---|
| Umowę, pismo, notatki, dokument wielostronicowy | Wiele stron może znaleźć się w jednym pliku | |
| Pojedynczą stronę, ilustrację lub obraz do szybkiego podglądu | JPG | Wygodny do przesyłania i otwierania jako obraz |
| Mapę, rysunek lub materiał do dalszej obróbki | TIFF | Dobrze nadaje się do pracy na obrazie i zachowania szczegółów |
| Duży rysunek potrzebny głównie do przeglądania lub archiwizacji | Wygodniejszy w codziennym użyciu niż duży plik graficzny |
PDF jest zwykle najpraktyczniejszy przy dokumentach. Zamiast kilkudziesięciu osobnych obrazów można przygotować jeden uporządkowany plik z kolejnymi stronami.
JPG ma więcej sensu wtedy, gdy potrzebujesz pojedynczego obrazu. Przy wielostronicowej dokumentacji szybko robi się niewygodny, bo każda strona jest zapisywana osobno.
TIFF warto traktować jako format roboczy do bardziej wymagających zastosowań, a nie jako automatycznie „najlepszy” wybór. Przy zwykłej umowie lub dokumentacji tekstowej duży plik TIFF najczęściej nie daje praktycznej przewagi nad dobrze wykonanym PDF-em.
Czy skan PDF pozwala wyszukiwać tekst?
Nie zawsze. Zeskanowana kartka może zostać zapisana w PDF-ie po prostu jako obraz. Dokument wygląda wtedy prawidłowo, ale nie można wyszukać w nim nazwiska, numeru faktury czy konkretnego zdania.
Do tego potrzebne jest rozpoznawanie tekstu, czyli OCR. Ma to znaczenie przede wszystkim przy większych archiwach i dokumentacji, w której później trzeba szybko odnajdywać konkretne informacje. Jeśli zależy Ci na przeszukiwalnym PDF-ie, warto ustalić ten wymóg jeszcze przed digitalizacją materiału.
300, 600 czy 1200 dpi – jaką rozdzielczość skanowania wybrać?
Dla zwykłego czytelnego dokumentu tekstowego 300 dpi jest najczęściej wystarczającym punktem wyjścia. Daje dobrą czytelność bez tworzenia niepotrzebnie dużych plików.
600 dpi przydaje się, gdy oryginał zawiera bardzo drobny tekst, cienkie linie, niewielkie oznaczenia albo ma być później powiększany. Wyższa rozdzielczość może też pomóc przy słabszych materiałach źródłowych, ale nie naprawi rozmazanego, nieostrego czy uszkodzonego oryginału.
1200 dpi ma sens tylko w bardziej wymagających przypadkach. Podwojenie rozdzielczości w obu wymiarach powoduje kilkukrotny wzrost liczby pikseli, więc pliki szybko stają się duże. Skanowanie wszystkiego w maksymalnej dostępnej rozdzielczości nie daje automatycznie lepszego efektu użytkowego.
Jak skanować mapy, plany i rysunki w dużym formacie?
Przy A2, A1 czy A0 ważniejszy od samego rozmiaru arkusza jest poziom szczegółowości oryginału. Jeśli mapa ma czytelne opisy i będzie głównie przeglądana na ekranie albo archiwizowana, nie ma potrzeby wybierania najwyższej możliwej rozdzielczości.
Większej rozdzielczości warto użyć wtedy, gdy trzeba zachować bardzo cienkie linie, drobne oznaczenia, małe opisy albo później powiększać fragmenty skanu. Przy dokumentacji technicznej dobrze też wcześniej zdecydować, czy potrzebny jest wygodny do przeglądania PDF, czy plik graficzny przeznaczony do dalszej pracy.
Kolor, skala szarości czy czarno-biały?
Czarno-biały skan sprawdza się przy czystych dokumentach tekstowych, w których kolor nie niesie żadnej informacji. Przy starszych dokumentach, ołówkowych dopiskach, pieczęciach o słabym kontraście albo wyblakłym papierze bezpieczniejsza może być skala szarości.
Kolor warto zachować wtedy, gdy pomaga interpretować dokument. Dotyczy to między innymi map, wykresów, kolorowych oznaczeń, pieczęci, zakreśleń i ręcznych adnotacji. Jeśli po usunięciu koloru część informacji przestaje być jednoznaczna, skan powinien pozostać kolorowy.
Co ustalić przy skanowaniu większej liczby dokumentów?
Przy jednej czy dwóch kartkach sposób zapisania plików nie ma większego znaczenia. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset stronach organizacja zaczyna być równie ważna jak sam skan.
- ustal, czy cały komplet ma trafić do jednego PDF-a, czy do kilku osobnych plików,
- określ miejsca, w których mają zaczynać się kolejne dokumenty,
- zdecyduj, jak pliki powinny być nazwane, jeśli później mają być łatwe do odnalezienia,
- sprawdź kolejność stron przed przekazaniem materiałów,
- ustal wcześniej format, rozdzielczość i tryb koloru.
Przy większym archiwum dobrze przemyślana struktura plików oszczędza później więcej czasu niż wybór maksymalnej rozdzielczości dla każdej strony.
Gdzie zeskanować dokumenty we Wrocławiu?
Jeśli potrzebujesz skanowania dokumentów we Wrocławiu, możesz przynieść materiały do punktu OfficeArt przy pl. Grunwaldzkim 63. Skanujemy zarówno typowe dokumenty A4 i A3, jak i większe mapy, plany i rysunki do formatu A0. Dostępne są pliki PDF, JPG i TIFF, a rozdzielczość można dobrać do rodzaju materiału i jego późniejszego zastosowania.
Aktualne stawki znajdziesz w cenniku skanowania mało- i wielkoformatowego. Przy większym archiwum, nietypowym formacie albo materiale wymagającym konkretnych parametrów najlepiej wcześniej skontaktować się z punktem OfficeArt i ustalić sposób przygotowania plików.
