Kilka prostych dokumentów najłatwiej wydrukować we własnym biurze. Zlecenie drukarni zaczyna mieć sens, gdy firma potrzebuje wielu stron lub kompletów, druku kolorowego, różnych formatów, oprawy albo materiałów gotowych do rozdania. W takim przypadku warto porównać nie tylko cenę kartki, ale cały proces przygotowania dokumentów.
Kiedy wystarcza drukarka biurowa?
Drukowanie w biurze jest najprostsze przy kilku stronach, pojedynczym egzemplarzu albo dokumencie roboczym. Sprawdza się również wtedy, gdy materiał jest potrzebny natychmiast, może jeszcze ulec zmianie i nie wymaga oprawy ani dodatkowego przygotowania.
Firma wyposażona w wydajne urządzenie, automatyczny druk dwustronny i odpowiednią umowę serwisową może samodzielnie realizować także większe zadania. O wyborze decydują wtedy format, kolorystyka, liczba kompletów oraz zakres prac wykonywanych po wydrukowaniu.
Cena strony nie pokazuje całego kosztu
Koszt druku wewnętrznego obejmuje papier, toner lub atrament, zużycie urządzenia, serwis i błędnie wykonane strony. Przy większym zadaniu dochodzi czas potrzebny na uzupełnianie papieru, nadzorowanie urządzenia oraz ponowne uruchamianie błędnych lub przerwanych partii.
Większa liczba kompletów wymaga kontroli
Jeden raport liczący 60 stron nie stanowi dużego obciążenia dla większości urządzeń biurowych. Przy 20 egzemplarzach powstaje jednak 1200 stron, które muszą zostać wydrukowane we właściwej kolejności i utworzyć 20 pełnych zestawów.
Ryzyko pomyłki rośnie, gdy dokument zawiera pojedyncze strony kolorowe, przekładki, załączniki albo różne warianty dla poszczególnych odbiorców. Zewnętrzny druk dokumentów dla firm pozwala zlecić wykonanie określonej liczby kompletnych egzemplarzy według jednej konfiguracji.
Kolor, A3 i druk dwustronny komplikują zadanie
Druk kolorowy jest zwykle wolniejszy i bardziej obciąża materiały eksploatacyjne urządzenia. Przy dużym pokryciu strony koszt wydruku może być wyraźnie wyższy niż przy dokumentach zawierających jedynie kolorowe nagłówki lub niewielkie wykresy.
Nie każda drukarka biurowa obsługuje A3. Dodatkowej kontroli wymaga też druk dwustronny, szczególnie przy stronach poziomych, załącznikach i dokumentach łączących różne ustawienia. Podstawowe warianty można porównać w cenniku druku dokumentów A4 i A3.
Oprawa i kompletowanie zmieniają charakter zlecenia
Luźne kartki nie zawsze są końcowym produktem. Raporty dla klientów, instrukcje stanowiskowe, materiały na szkolenie i dokumentacja wewnętrzna mogą wymagać bindowania, termobindowania, zszywania, dziurkowania albo przygotowania do segregatorów.
Po wydrukowaniu materiały trzeba jeszcze policzyć, ułożyć, podzielić według działów lub odbiorców, oprawić i zapakować. Drukarnia może dostarczyć gotowe zestawy, dzięki czemu firma nie organizuje osobnego stanowiska do sortowania dokumentów ani nie oddelegowuje pracownika do ręcznego przygotowywania każdego kompletu.
Jednorazowy wzrost zapotrzebowania nie wymaga zakupu sprzętu
Duże zapotrzebowanie może pojawić się tylko przed szkoleniem, audytem, spotkaniem, przetargiem, wdrożeniem instrukcji albo wysyłką raportów do oddziałów. Zakup wydajniejszego urządzenia wyłącznie dla kilku takich zadań w roku nie rozwiązuje problemu oprawy, kompletowania i pakowania.
Znaczenie ma również termin. Pojedynczy dokument potrzebny za kilka minut lepiej wydrukować na miejscu. Zlecenie zewnętrzne sprawdza się przy krótkim terminie wtedy, gdy liczba materiałów przekracza możliwości organizacyjne biura, ale pozostawia czas na przekazanie plików i realizację.
Jak ocenić, czy zlecenie drukarni ma sens?
Kluczowe kryteria wyboru:
- Ile pełnych kompletów trzeba przygotować?
- Czy wszystkie strony mają ten sam format, kolorystykę i sposób druku?
- Czy potrzebny jest format A3, inny papier albo druk mieszany?
- Czy dokumenty trzeba oprawić, posortować, opisać lub zapakować?
- Ile czasu zajmie przekształcenie luźnych kartek w materiały gotowe do użycia?
Jeżeli zadanie kończy się na kilku standardowych stronach, urządzenie biurowe zwykle wystarczy. Gdy realizacja obejmuje różne ustawienia, wiele egzemplarzy i dodatkowe wykończenie, warto porównać wycenę gotowego zlecenia.
| Sytuacja | Druk w biurze | Zlecenie drukarni |
|---|---|---|
| Kilka stron roboczych | Najszybsze rozwiązanie | Zwykle niepotrzebne |
| Pojedynczy dokument potrzebny od razu | Bez oczekiwania na realizację | Może wydłużyć proces |
| Wiele identycznych kompletów | Wymaga kontroli kolejności stron | Gotowa liczba pełnych zestawów |
| Dużo stron kolorowych | Zależy od urządzenia i eksploatacji | Warto porównać wycenę pliku |
| A3 i różne ustawienia stron | Wymaga odpowiedniego sprzętu | Jedno zlecenie może objąć kilka wariantów |
| Oprawa i przygotowanie zestawów | Wymaga dalszej pracy po wydruku | Materiały gotowe do użycia |
| Zamówienia powtarzalne | Praktyczne przy własnym wydajnym sprzęcie | Możliwość ustalenia stałego procesu |
Jednorazowe zamówienie czy stała współpraca?
Jednorazowe zlecenie wystarczy przy wydruku materiałów na pojedyncze wydarzenie lub zamknięty projekt. Stały model ma sens, gdy podobne dokumenty wracają regularnie, zamawia je kilka osób albo wymagają powtarzalnego sposobu oprawy, pakowania i dostawy.
Zasady organizacji takich zamówień opisuje poradnik dotyczący współpracy z drukarnią przy cyklicznych zleceniach.
Do wyceny wystarczy przesłać finalne pliki i opisać oczekiwany efekt końcowy. W OfficeArt realizujemy pojedyncze zlecenia oraz większe pakiety raportów, instrukcji i dokumentów dla klientów. Materiały możemy wydrukować, oprawić, podzielić na zestawy i przygotować do odbioru albo wysyłki.
