Nie ma jednej wartości marginesów, która będzie prawidłowa dla każdego dokumentu. Inaczej przygotowuje się zwykłe pismo A4, inaczej raport drukowany dwustronnie, a jeszcze inaczej pracę dyplomową przeznaczoną do oprawy. W Wordzie marginesy warto więc ustawić pod sposób wykorzystania gotowego dokumentu, a nie tylko pozostawić wartości domyślne.
Jakie marginesy ustawić w Wordzie?
Standardowy nowy dokument Worda ma zwykle marginesy około 2,54 cm, czyli 1 cala. Przy typowym piśmie, umowie, krótkim raporcie czy innym dokumencie drukowanym jednostronnie takie ustawienie najczęściej jest wystarczające.
Nie jest to jednak uniwersalna norma. Jeżeli dokument będzie oprawiany, potrzebna jest odpowiednia przestrzeń przy grzbiecie. Przy materiale drukowanym po obu stronach kartki trzeba dodatkowo uwzględnić strony przeciwległe. W pracy dyplomowej ważniejsze od ustawień domyślnych Worda są natomiast wytyczne konkretnej uczelni lub wydziału.
| Rodzaj dokumentu | Na co zwrócić uwagę? |
|---|---|
| Zwykłe pismo lub dokument biurowy | Standardowe marginesy zwykle wystarczą |
| Raport, skrypt lub instrukcja | Sposób druku i położenie grzbietu |
| Dokument do bindowania lub oprawy | Przestrzeń pozostająca przy wewnętrznej krawędzi |
| Praca dyplomowa | Wymagania uczelni dotyczące marginesów, układu i oprawy |
Jak zmienić marginesy w Wordzie?
Ustawienia marginesów znajdują się w karcie Układ w sekcji Marginesy. Można wybrać jeden z gotowych wariantów albo otworzyć marginesy niestandardowe i wpisać własne wartości dla górnej, dolnej, lewej i prawej krawędzi strony.
Przy prostym dokumencie zwykle na tym kończy się konfiguracja. Jeśli jednak materiał ma być drukowany dwustronnie i oprawiany jak książka, raport czy skrypt, lepiej przejść na marginesy lustrzane. W takim układzie ważniejszy staje się podział na stronę wewnętrzną i zewnętrzną niż na stały margines lewy i prawy.
Kiedy potrzebne są marginesy lustrzane?
Marginesy lustrzane są przeznaczone do dokumentów ze stronami przeciwległymi. Na stronie nieparzystej grzbiet znajduje się po jednej stronie kartki, a na stronie parzystej po przeciwnej. Word automatycznie zamienia więc położenie marginesu wewnętrznego i zewnętrznego.
Dzięki temu przestrzeń przy grzbiecie pozostaje w tym samym miejscu względem całego dokumentu, mimo że fizycznie raz znajduje się po lewej, a raz po prawej stronie arkusza.
Ma to znaczenie przede wszystkim w dłuższych materiałach, które będą później połączone w całość. Przy zwykłym układzie lewy-prawy dokument może wyglądać poprawnie na ekranie, ale po oprawieniu część stron będzie miała inną odległość tekstu od grzbietu.
Czym różni się margines wewnętrzny od marginesu na oprawę?
To dwa różne ustawienia, choć często są ze sobą mylone. Margines wewnętrzny określa podstawową odległość treści od strony grzbietu. Margines na oprawę jest dodatkową przestrzenią, która może zostać przeznaczona na bindowanie lub inny sposób połączenia kartek.
Jeżeli dokument ma już wystarczająco szeroki margines wewnętrzny, dodatkowe powiększanie go nie zawsze jest potrzebne. W innym przypadku po oprawieniu tekst, tabela, przypis albo numer strony mogą znaleźć się zbyt blisko grzbietu i stać się niewygodne do czytania.
Word pozwala ustawić dodatkowy margines na oprawę osobno. Nie trzeba więc zwiększać wszystkich marginesów dokumentu tylko po to, żeby uzyskać więcej miejsca przy jednej krawędzi.
Ile miejsca zostawić pod oprawę?
Nie ma dobrej zasady typu „zawsze dodaj 1 cm”. Potrzebna przestrzeń zależy od rodzaju oprawy, liczby stron i układu samego dokumentu. Cienki materiał bindowany grzebieniem zachowuje się inaczej niż obszerny dokument w oprawie twardej.
W rzeczywistości ważniejsze od sztywnej liczby jest sprawdzenie, czy po stronie grzbietu pozostaje wystarczająco dużo miejsca na swobodne czytanie tekstu. Szczególnej uwagi wymagają tabele, szerokie wykresy, przypisy i inne elementy dochodzące blisko wewnętrznej krawędzi strony.
Przy pracy licencjackiej, inżynierskiej lub magisterskiej najpierw należy sprawdzić wymagania uczelni. Poszczególne wydziały mogą stosować różne wartości marginesów oraz różne zasady dotyczące druku i oprawy. Dopiero na tej podstawie warto przygotować pracę dyplomową do druku i oprawy.
Co sprawdzić przy numeracji, nagłówkach i stopkach?
Po ustawieniu marginesów warto spojrzeć również na elementy znajdujące się poza głównym blokiem tekstu. Dotyczy to przede wszystkim numeracji stron, nagłówków i stopek.
Jeżeli numer strony ma znajdować się przy zewnętrznej krawędzi dokumentu, jego położenie powinno zmieniać się na stronach parzystych i nieparzystych. Podobnie mogą zachowywać się nagłówki rozdziałów albo inne elementy ustawione asymetrycznie.
Najłatwiej ocenić to w podglądzie kilku kolejnych stron. Pojedyncza strona może wyglądać prawidłowo, a problem stanie się widoczny dopiero po zestawieniu jej z następną.
Dlaczego marginesy zmieniły się tylko w części dokumentu?
Przyczyną często są podziały sekcji. Word może przechowywać osobne ustawienia układu dla różnych fragmentów jednego pliku. Dzięki temu da się na przykład umieścić stronę poziomą między stronami pionowymi, zmienić numerację albo zastosować inne marginesy tylko w wybranej części dokumentu.
Jeżeli margines został zmieniony na początku dokumentu, ale dalsze strony nadal wyglądają inaczej, warto najpierw sprawdzić podziały sekcji. Jest to szczególnie częste w plikach, które były długo edytowane, składane z kilku dokumentów albo zawierają strony o różnej orientacji.
Zamiast poprawiać każdą stronę osobno, lepiej ustalić, gdzie rozpoczyna się kolejna sekcja i jakie ustawienia strony zostały do niej przypisane.
Czy bardzo mały margines zawsze da się wydrukować?
Nie. To, że Word pozwala wpisać bardzo małą wartość, nie oznacza jeszcze, że urządzenie może fizycznie zadrukować papier do samej krawędzi. Drukarki mają określony obszar zadruku i przy części urządzeń przy brzegu arkusza pozostaje niewielka przestrzeń niedostępna dla druku.
Przy typowych dokumentach z normalnymi marginesami nie stanowi to problemu. Ryzyko pojawia się wtedy, gdy tekst, ramka, numer strony albo grafika zostały ustawione niemal przy samej krawędzi.
Zmniejszanie marginesów do minimum tylko po to, żeby zmieścić kilka dodatkowych wierszy, nie zawsze daje więc dobry rezultat. Często lepiej poprawić układ dokumentu, odstępy albo podział treści między stronami.
Co zrobić, jeśli używasz Worda w przeglądarce?
Przy podstawowych zmianach marginesów wersja internetowa Worda jest wystarczająca, ale bardziej zaawansowane ustawienia dokumentów wielostronicowych mogą wymagać aplikacji klasycznej. Dotyczy to między innymi tworzenia układu z marginesami lustrzanymi i części ustawień związanych z dodatkowym miejscem na oprawę.
Jeżeli dokument ma być przygotowany do oprawy albo zawiera bardziej złożony układ stron, warto wykonać końcową kontrolę w pełnej wersji Worda i dopiero wtedy wygenerować PDF.
Co sprawdzić przed zapisaniem dokumentu do PDF?
Zmiana marginesów zmienia szerokość obszaru dostępnego dla tekstu. Może przez to wpłynąć na łamanie wierszy, rozmieszczenie tabel, liczbę stron albo miejsce rozpoczęcia kolejnego rozdziału. Dokument powinien więc zostać sprawdzony ponownie po zakończeniu formatowania.
- obejrzyj początek i koniec większych rozdziałów,
- sprawdź położenie numeracji, nagłówków i stopek,
- skontroluj tabele i grafiki znajdujące się blisko krawędzi,
- zwróć uwagę na miejsca zmiany orientacji strony i podziały sekcji,
- upewnij się, że przy planowanej oprawie pozostaje odpowiednia przestrzeń,
- po zapisaniu otwórz finalny PDF i przejrzyj go niezależnie od pliku Word.
To właśnie PDF będzie podstawą właściwego wydruku, dlatego warto oceniać jego końcowy wygląd, a nie zakładać, że skoro dokument w Wordzie wygląda prawidłowo, efekt po eksporcie będzie identyczny. Ostatnie sprawdzenie pliku przed wysłaniem do druku pozwala wychwycić przesunięcia, brakujące elementy i nieplanowane zmiany układu.
Dokument jest gotowy do druku – co dalej?
Po sprawdzeniu marginesów i finalnego PDF-a pozostaje określić format, liczbę egzemplarzy oraz sposób wykonania wydruku. Typowe dokumenty można przygotować jako wydruki A4 lub A3, również dwustronnie. Jeżeli materiał będzie bindowany lub oprawiany, warto uwzględnić to już przy składaniu zlecenia, żeby po oprawie tekst i pozostałe elementy zachowały odpowiednią odległość od grzbietu.
Gotowy i sprawdzony plik możesz przesłać nam do wyceny druku online. Wydruki możemy wysłać do paczkomatu lub kurierem, a jeśli wolisz, możesz odebrać je osobiście. Przy składaniu zamówienia wystarczy określić format, liczbę egzemplarzy, sposób druku oraz ewentualną oprawę.
