Druk materiałów szkoleniowych najlepiej zaplanować jako przygotowanie gotowego zestawu do pracy podczas szkolenia, a nie jako zwykłe powielenie jednego pliku. Uczestnik ma dostać materiały, z których może korzystać od razu: czytać, notować, wykonywać ćwiczenia, wrócić do najważniejszych informacji po spotkaniu albo zabrać ze sobą certyfikat.
Co może wchodzić w materiały szkoleniowe?
Materiały szkoleniowe rzadko kończą się na jednym skrypcie. Najczęściej jest to zestaw kilku elementów, które razem tworzą komplet dla uczestnika. Może to być wydruk prezentacji, workbook, karta ćwiczeń, program szkolenia, ankieta, test, certyfikat, identyfikator albo dodatkowe notatki dla prowadzącego.
Skrypt sprawdza się wtedy, gdy uczestnik ma dostać uporządkowaną treść szkolenia. Workbook jest lepszy, gdy w trakcie zajęć trzeba coś uzupełniać, liczyć, zaznaczać albo pracować na przykładach. Karty ćwiczeń przydają się przy warsztatach, bo można je rozdawać etapami, zbierać albo układać w osobne moduły.
Osobną grupą są materiały organizacyjne. Program, agenda, lista obecności, instrukcja dla uczestników, informacje o kolejnych krokach albo karta ewaluacyjna nie są częścią merytoryczną szkolenia, ale porządkują całe wydarzenie. Jeśli ich zabraknie, organizator zwykle musi nadrabiać wszystko ustnie.
Do tego dochodzą certyfikaty i identyfikatory. Certyfikat powinien być przygotowany osobno, najlepiej tak, żeby nie zgubił się w środku skryptu. Identyfikatory mają znaczenie zwłaszcza przy większych grupach, konferencjach i wydarzeniach, gdzie uczestnicy, trenerzy i obsługa muszą być łatwo rozpoznawalni.
Rodzaj szkolenia decyduje o układzie materiałów
Nie ma jednego uniwersalnego zestawu materiałów szkoleniowych. Najpierw trzeba spojrzeć na formę wydarzenia. Przy wykładzie materiały mogą być prostsze. Najczęściej wystarczy skrypt, wydruk prezentacji, miejsce na notatki i program spotkania. Uczestnik głównie słucha, zaznacza ważne fragmenty i wraca do treści po szkoleniu. Tu działa uporządkowany dokument, który można spokojnie czytać.
Przy warsztacie materiały muszą być bardziej robocze. Uczestnicy piszą, rozwiązują zadania, pracują w grupach, czasem oddają karty ćwiczeń prowadzącemu. W takiej sytuacji gruby, jednolity skrypt może być mniej wygodny niż luźne karty pracy, osobne moduły albo materiały w teczce.
Dla szkolenia technicznego z kolei ważna jest wygoda używania materiałów obok sprzętu, komputera, dokumentacji albo stanowiska pracy. Instrukcje, checklisty, schematy i rysunki powinny leżeć płasko i być czytelne. Jeśli uczestnik ma co chwilę zamykać zeszyt, przytrzymywać kartki albo szukać rysunku w środku grubego skryptu, forma materiału zaczyna przeszkadzać.
Przy konferencji liczy się inny zestaw: program, identyfikatory, materiały dla uczestników, certyfikaty, czasem pakiety sponsorów albo materiały informacyjne. Tu ważna jest kolejność rozdawania. Program i identyfikator muszą być dostępne na początku. Certyfikat zwykle na końcu. Materiały dodatkowe można przygotować jako osobny pakiet.
Oprawa, zszywanie czy luźne kartki?
Forma wykończenia powinna wynikać z tego, jak materiały będą używane. Nie każdy komplet trzeba bindować. Nie każdy powinien być też luźny.
Zszywanie sprawdza się przy krótkich materiałach: kilku lub kilkunastu stronach, prostych skryptach, programach, krótkich instrukcjach. To rozwiązanie lekkie i wygodne, ale przy większej liczbie stron dokument może gorzej leżeć na stole.
Bindowanie jest dobre przy dłuższych skryptach i materiałach, do których uczestnik ma wracać po szkoleniu. Oprawa spiralna ma tę zaletę, że dokument można wygodnie rozłożyć. To ważne przy szkoleniach technicznych, ćwiczeniach, instrukcjach i materiałach, z których korzysta się w trakcie pracy.
Luźne kartki mają sens przy warsztatach. Karty ćwiczeń, testy, formularze, case studies albo zadania grupowe często lepiej przygotować osobno. Można je rozdawać w odpowiednim momencie, uzupełniać, zbierać albo dołączać do teczki uczestnika.
Forma zeszytowa pasuje tam, gdzie materiały mają być zwarte, ale nadal wygodne do notowania. Teczka z kompletem sprawdza się przy wydarzeniach, gdzie uczestnik dostaje kilka różnych elementów: program, skrypt, karty ćwiczeń, notatki, certyfikat albo dodatkowe dokumenty.
Ile kompletów przygotować?
Liczba kompletów to nie zawsze tylko liczba uczestników. To jeden z najczęstszych punktów, o których organizator przypomina sobie dopiero w dniu szkolenia.
Podstawą jest komplet dla każdego uczestnika. Do tego zwykle trzeba doliczyć materiały dla trenera lub trenerów. Prowadzący często potrzebuje własnego egzemplarza skryptu, kart ćwiczeń, scenariusza, listy grup albo dodatkowych materiałów pomocniczych.
Przydaje się też zapas. Na szkoleniach zdarzają się osoby dopisane w ostatniej chwili, zmiany na liście, dodatkowy uczestnik od klienta albo ktoś, kto zgubi część materiałów. Jeden lub dwa nadmiarowe komplety potrafią uratować sytuację bez nerwowego dodruku rano przed zajęciami.
Przy szkoleniach firmowych sens ma również komplet organizacyjny. Może zostać w biurze, u koordynatora albo w archiwum projektu. Jeśli później trzeba odtworzyć program, sprawdzić układ materiałów, przygotować kolejną edycję albo wystawić duplikat certyfikatu, taki zestaw jest bardzo pomocny.
Jeśli szkolenie ma kilka grup albo kilka terminów, najlepiej liczyć komplety osobno dla każdej edycji. Wtedy łatwiej uniknąć sytuacji, w której część materiałów pojedzie na jedną salę, a druga część zostanie w biurze.
Jak przygotować materiały do rozdania uczestnikom?
Druk materiałów szkoleniowych nie kończy się na samych kartkach. Przy większym wydarzeniu równie ważne jest kompletowanie. Uczestnik powinien dostać gotowy zestaw, a nie stos dokumentów, które trzeba dopiero układać na sali.
Najprostszy model to jeden komplet dla jednej osoby: skrypt, program, karty ćwiczeń, ankieta, notes albo certyfikat przygotowany osobno. Jeśli materiały mają być używane etapami, można podzielić je na moduły. To dobre przy szkoleniach kilkudniowych albo warsztatach, gdzie nie wszystko powinno trafić do uczestnika od razu.
Certyfikaty lepiej trzymać oddzielnie, jeśli mają być rozdawane po zakończeniu. Identyfikatory i programy powinny być dostępne przed rozpoczęciem wydarzenia. Materiały dla prowadzącego również powinny być oznaczone osobno, żeby nie trafiły przypadkiem do pakietu uczestnika.
Przy konferencjach i szkoleniach wyjazdowych duże znaczenie ma pakowanie. Gotowe zestawy można przygotować w teczkach, kopertach albo paczkach zbiorczych opisanych według grup, dni szkoleniowych lub lokalizacji. To ogranicza pracę po stronie organizatora, szczególnie gdy materiały mają trafić bezpośrednio do hotelu, sali konferencyjnej albo oddziału firmy.
Tu drukarnia może realnie odciążyć organizatora. Zamiast spędzać wieczór przed szkoleniem na ręcznym układaniu skryptów, ankiet i certyfikatów w teczki, organizator otrzymuje paczkę gotowych zestawów, które można od razu położyć na stołach w sali szkoleniowej.
Materiały szkoleniowe – z jakim wyprzedzeniem zlecić druk?
Materiały szkoleniowe najlepiej drukować z zapasem czasu. Nie chodzi tylko o sam czas wydruku. Trzeba jeszcze uwzględnić oprawę, kompletowanie, pakowanie i dostawę.
Przy krótkim skrypcie czas realizacji może być prosty do przewidzenia. Przy większym pakiecie materiałów, certyfikatach, identyfikatorach i kompletach dla uczestników termin trzeba ustalić wcześniej. Im więcej elementów w zestawie, tym większe znaczenie ma spokojna organizacja.
Najbezpieczniej przesłać pliki wtedy, gdy lista uczestników jest już w miarę stabilna, ale nadal jest czas na korekty. Przy certyfikatach z nazwiskami trzeba dodatkowo sprawdzić poprawność danych. Przy identyfikatorach dochodzą funkcje, firmy, stanowiska albo podział na grupy.
Jeśli wydarzenie odbywa się poza siedzibą organizatora, trzeba doliczyć dostawę. Gotowe materiały mogą trafić do biura, na salę szkoleniową, do hotelu, centrum konferencyjnego albo bezpośrednio do oddziału firmy.
Druk materiałów szkoleniowych w OfficeArt
Jeśli organizujesz szkolenie, warsztat albo konferencję, możesz zlecić druk materiałów szkoleniowych wraz z przygotowaniem gotowych kompletów dla uczestników. Drukujemy skrypty, prezentacje, dokumenty szkoleniowe, programy, certyfikaty, identyfikatory i materiały konferencyjne.
Przygotowujemy również materiały do użycia podczas zajęć: bindowanie, zszywanie, forma zeszytowa, kompletowanie pakietów i pakowanie gotowych zestawów. Przy większych lub cyklicznych zleceniach można ustalić indywidualne zasady współpracy oraz sposób przesyłania plików.
Gotowe materiały mogą zostać odebrane lokalnie albo wysłane na wskazany adres. Dzięki temu pakiety mogą trafić bezpośrednio do miejsca szkolenia, konferencji lub warsztatu, bez dodatkowego kompletowania po stronie organizatora.