Druk materiałów konferencyjnych najlepiej zaplanować według przebiegu wydarzenia. Program, agenda i identyfikatory są potrzebne już przy rejestracji, materiały dla uczestników i prelegentów trafiają na sale, a certyfikaty zwykle przygotowuje się jako osobny element na zakończenie.
Przy konferencji, evencie firmowym albo spotkaniu branżowym nie chodzi tylko o samo wydrukowanie plików. Liczy się to, czy właściwe materiały trafią we właściwe miejsce: do recepcji, na salę, do prowadzących, do uczestników albo do rozdania po zakończeniu.
Co wydrukować przed konferencją?
Najprościej podzielić materiały konferencyjne według momentu użycia. Dzięki temu łatwiej ustalić nakład, format, kolorystykę, papier, wykończenie i kolejność przygotowania plików.
| Materiał | Kiedy jest potrzebny? | Co dopisać w zleceniu? |
|---|---|---|
| Program konferencji i agenda | Przy rejestracji i na początku wydarzenia | Format, liczba sztuk, druk kolorowy lub czarno-biały, wersja jedno- lub dwustronna |
| Identyfikatory | Przed wejściem na salę | Format, np. 90 x 50 mm albo większy, układ pionowy lub poziomy, lista nazwisk, funkcje, firmy i informacja o dziurkowaniu pod mocowanie |
| Materiały dla uczestników | Na sali lub w pakiecie startowym | Liczba kompletów, kolejność dokumentów, format, kolorystyka, ewentualna oprawa |
| Prezentacje i dokumenty dla prelegentów | Przed wystąpieniami i podczas pracy na salach | Osobny komplet dla każdego prowadzącego, podział według sal lub bloków |
| Certyfikaty | Na zakończenie albo po wydarzeniu | Poprawna lista nazwisk, liczba sztuk, wzór certyfikatu, papier o wyższej gramaturze, np. 250-300 g, oraz ewentualne egzemplarze bez personalizacji |
Rejestracja i start wydarzenia
Na początku konferencji najważniejsze są materiały, które porządkują ruch uczestników. Program konferencji, agenda, identyfikatory, lista uczestników i krótkie informacje organizacyjne powinny być gotowe przed otwarciem rejestracji.
Przy identyfikatorach trzeba zwrócić uwagę na poprawność nazwisk, nazwy firm, funkcje i podział ról. Inaczej wygląda identyfikator uczestnika, inaczej prelegenta, a inaczej osoby z obsługi. W zleceniu dobrze dopisać także format, układ pionowy lub poziomy oraz informację, czy identyfikator ma być przygotowany pod mocowanie.
Materiały na sale i dla uczestników
Do pakietu uczestnika mogą trafić program, skrót agendy, wydruk prezentacji, materiały edukacyjne, dokumenty pomocnicze, ankiety, formularze albo krótkie informacje organizacyjne. Przy wydarzeniach łączących konferencję i część warsztatową można dodać także dokumenty szkoleniowe, skrypty lub zeszyty szkoleniowe.
Jeżeli wydarzenie ma kilka bloków, lepiej nie mieszać wszystkich dokumentów w jednym pliku bez opisu. Materiały można podzielić według sal, dni, grup albo prelegentów. Przy większych zestawach pomaga to uniknąć sytuacji, w której właściwe wydruki są gotowe, ale trafiają do złej sali.
Prelegenci, obsługa i certyfikaty
Prelegenci często potrzebują innych materiałów niż uczestnicy. Może to być wydruk prezentacji szkoleniowych, harmonogram wystąpień, lista sal, scenariusz bloku, dokumenty pomocnicze albo komplet materiałów do własnych notatek.
Certyfikaty najlepiej traktować jako osobny element zlecenia. Przy certyfikatach imiennych kluczowa jest poprawna lista nazwisk, a przy samym druku także papier. Certyfikat na zwykłym papierze biurowym wygląda inaczej niż dokument przygotowany na grubszym papierze, dlatego gramaturę najlepiej określić przed realizacją.
Jak opisać zlecenie do druku?
Przy zleceniu najlepiej podać liczbę uczestników, liczbę prelegentów, formaty, kolorystykę, druk jednostronny albo dwustronny, papier, sposób podziału materiałów oraz termin odbioru lub wysyłki. Jeśli konferencja ma kilka sal, dni albo grup, trzeba dopisać to od razu.
- 150 programów konferencji, A4 składane do A5, druk kolorowy, dwustronny.
- 150 identyfikatorów dla uczestników i 12 identyfikatorów dla prelegentów, format 90 x 50 mm, układ poziomy, z dziurkowaniem pod mocowanie, według listy nazwisk.
- 150 pakietów dla uczestników: agenda, skrót prezentacji, ankieta i informacje organizacyjne.
- 12 kompletów dla prelegentów, osobno opisanych według sal i bloków wystąpień.
- 150 certyfikatów imiennych, druk kolorowy na grubszym papierze, np. 250-300 g, do rozdania na zakończenie.
Realizujemy druk materiałów konferencyjnych dla firm szkoleniowych, organizatorów wydarzeń, działów HR, działów marketingu i firm przygotowujących spotkania branżowe. Drukujemy programy, agendy, identyfikatory, certyfikaty, prezentacje, dokumenty szkoleniowe i pakiety dla uczestników.
Przy części warsztatowej lub szkoleniowej pomocny może być też osobny poradnik o tym, jak przygotować druk materiałów szkoleniowych jako komplet dla uczestników.
Jeśli przygotowujesz konferencję, wydarzenie firmowe albo spotkanie dla większej grupy, napisz do nas. Pomożemy uporządkować materiały do druku.
